Какъв софтуер е подходящ за бизнес систематизация?

Какъв софтуер е подходящ за бизнес систематизация?


Приблизително време за изучаване: 9 минути

Изграждането на система е необходимо за всеки бизнес, който се стреми да расте бързо и да организира дейността си. Софтуерът на бизнес системата е инструмент, който повишава производителността и намалява човешките грешки чрез рационализиране на работните процеси и тяхното стандартизиране. Тези софтуери, докато повишават ефективността на организацията, също така предотвратяват много човешки грешки. В тази статия, докато дефинираме софтуера на бизнес системата, представяме най-добрите му примери.

Какво е бизнес системен софтуер?

Системата е набор от механизми, които са предварително дефинирани и стандартни и могат да се използват от хора без необходимост от проба и грешка. Такива системи, ако са автоматизирани, могат да бъдат внедрени без нужда от човешки труд и позволяват на бизнеса лесно да обслужва своите клиенти. Систематизирането и автоматизирането на процесите може индиректно да увеличи производителността и рентабилността на бизнеса.

Системните софтуери са инструменти, които организират и стандартизират организационните процеси и ако бъдат автоматизирани, те ще могат да ги изпълняват без необходимост от човешка намеса. Тези софтуери карат нещата да се случват с минимални грешки, недоразумения и човешки грешки. Софтуерът на бизнес системата включва целия софтуер, който се използва за организиране на бизнес процеси и позволява на организацията да управлява нещата добре с най-малкото наблюдение и намеса от страна на мениджърите. На пръв поглед бизнес системният софтуер може да не изглежда много вълнуващ, но за мениджъри, които искат да увеличат производителността и растежа на своя бизнес, използването на тези инструменти ще бъде много привлекателно.

Каква е разликата между софтуера на бизнес системата и автоматизацията?

Системният софтуер и софтуерът за автоматизация имат много прилики помежду си и се считат за роднини. До степен, в която много хора смятат тези 2 вида софтуер за еднакви, но всъщност са различни. Софтуерът за автоматизация, освен че систематизира процесите и дейностите на организацията, ги автоматизира и обикновено включва хора, машини и компютри. Но софтуерът за изграждане на системи не автоматизира непременно дейности и много системи може да не съдържат никакви автоматизирани процеси.

Например софтуерът за автоматизация на маркетинга може автоматично да изпраща промоционални имейли и публикации в социалните медии. Разбира се, в такъв софтуер много задачи се изпълняват автоматично, въпреки че някои от неговите стъпки, като писане на рекламен текст и подготовка на графични изображения, все още се извършват ръчно от хора. Но механизми като софтуер за управление на работата и екипи, които само помагат за управление на рекламата на една организация, не включват автоматизация на работата и само дават ред на вашите дейности.

Какъв бизнес може да се счита за систематичен?

Систематизираният бизнес е бизнес, който е определил своите работни процеси по стандартизиран начин, за да увеличи максимално тяхната ефективност. По този начин мениджърите и служителите на организацията ще имат предварително дефинирани механизми за изпълнение на задачите си, за да вършат нещата бързо, ефективно и без скорост. Тези предприятия може също така да са автоматизирали някои от своите стандартни процедури, така че да могат да бъдат изпълнени, без да се налага да ги правят ръчно.

Разбира се, обемът на капацитета за изграждане на системи и таланта в организациите може да бъде различен и някои бизнеси може да са само частично стандартизирани. Може да се каже, че колкото по-мощен AI и инструментите за машинно обучение стават, толкова по-голяма е способността за систематизиране на процесите, тъй като необходимостта от човешко вземане на решения за неочаквани събития ще намалее. Въпреки това, бизнесите, които са систематизирани, изпитват по-висока производителност, печалба, растеж и производителност, докато растат и работят с по-малко време, разходи и усилия.

Има различни видове системен софтуер

Какви са видовете бизнес системен софтуер?

Систематизацията може да се извърши в различни бизнес сектори. Следователно, в зависимост от видовете дейности и работни процеси във всеки бизнес, може да има различен системен софтуер. Най-пълната и широка форма на системен софтуер може да се счита за софтуер за управление на процеси (BPMS) и софтуер за автоматизация на офиса. Но има много други софтуери за стандартизиране и систематизиране на дейността на конкретни организационни единици. По-долу представяме най-важния софтуер за бизнес система, който се използва от повечето организации.

Софтуер за управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM)

Правилната комуникация с клиентите е една от най-важните потребности за успеха на всеки бизнес и помага на организацията да повиши лоялността на клиентите. Софтуерът за управление на взаимоотношенията с клиенти или CRM е един от софтуерите на бизнес системата, който стандартизира и регулира процесите на продажби и комуникация с клиенти в организацията. Така че проследяването на клиента вече не се забравя, никоя поръчка на клиент не се забавя, добрите и лошите клиенти са разделени един от друг и удовлетвореността на клиентите се увеличава.

CRM софтуерът ви помага да следвате пътя на взаимодействие на всеки ваш бизнес клиент и да го придружава в различни етапи от този път. Като знаете къде се намира всеки купувач в цикъла на продажбите, вашият бизнес ще може ефективно да персонализира маркетинга и изживяването на клиентите от продажбата и да създаде усещане за удовлетворение у клиентите, да доведе до преговори и в крайна сметка до покупка. Този инструмент ще ви помогне да осигурите плавен и благоприятен начин за взаимодействие с вашите клиенти и по този начин да осигурите тяхното връщане!

мекаПриложения Автоматизация

Целта на стандартизирането на бизнес процесите е те да бъдат подредени, така че всеки човек да не прави нещата по свой вкус или да не се налага да мисли и да измисля начин да ги направи. Основният софтуер, използван за стандартизиране на основните организационни дейности, е софтуерът за автоматизация на офиса и софтуерът за автоматизация на управлението на бизнес процеси (BPMS), които дефинират, стандартизират и автоматизират повтарящи се задачи. Винаги обаче има част от организационни дейности, като например административна кореспонденция, които обикновено не следват конкретен стандарт и техният произход и местоназначение не са известни. Офис автоматизацията или автоматизацията на кореспонденцията е инструмент, който организира и систематизира тези процеси.

Всъщност, въпреки че административната кореспонденция се извършва за всеки отделен случай и изисква участието на потребителя, административната автоматизация може да стандартизира процеса на изпращането и проследяването им. В този смисъл разликата между офис автоматизацията и BPMS е, че стандартизира изпълнението на повтарящи се задачи, които нямат редовен процес и поток. Тези дейности могат да включват всички срещи, имейли, онлайн разговори и други комуникации, които не се изпращат и проследяват стандартно. Следователно основната функция на автоматизацията на офиса е да систематизира процеса на циркулация на кореспонденцията и как да ги проследява и позволява на потребителите да използват специфична процедура за изпращане и проследяване на своята кореспонденция и да повишат ефективността си.

Софтуер за бизнес разузнаване

Предприятията трябва непрекъснато да наблюдават и измерват ситуацията си, за да могат да идентифицират рисковете, преди да се превърнат в сериозна заплаха, и да приемат стратегии за справяне с тях. Разбира се, не става въпрос само за заплахи, но и за възможности, които една организация трябва да разпознае и да се възползва от тях преди конкурентите. Очевидно за тази цел не е възможно да се действа въз основа на умовете на мениджърите и собствениците на фирми, а решенията трябва да се вземат въз основа на научни доклади и минали тенденции.

Обикновено няма специфична процедура и ред за изготвяне на отчети за управление и работният процес зависи до голяма степен от местоположението на данните, тяхната дисперсия, техния формат и накрая обработката, която се извършва по преценка на анализатора . В този случай вашите човешки ресурси трябва да разполагат с много информация за различните видове бази данни, инструменти за отчетност и т.н., за да могат да изготвят желаните отчети за ръководството на компанията и организацията. Но софтуерът за бизнес разузнаване прави пътя на събиране на информация и начина на обработката им регулярен и предварително дефиниран и те имат способността да показват отчетите, изисквани от организацията, в различни форми в таблата за управление само с няколко прости щраквания. Използвайки тези софтуери, анализаторът няма да има нужда да измисля нови методи, за да ги направи, а мениджърите могат бързо да получат отчетите, от които се нуждаят, и да вземат интелигентни решения по-бързо.

мекаФинансово-счетоводен софтуер

Ако нямате механизми за точно управление на вашите финансови сметки и финансовите ви изчисления, събирането на искове и уреждането на сметки не се извършват по систематичен начин, имате нужда от инструменти за финансова систематизация. Финансовият и счетоводен софтуер е един от тези видове инструменти, които управляват паричните потоци, бюджетирането и сетълмента вместо вас по систематичен начин. Сред другите предимства на систематизирането на финансовите дела в организацията е, че вашият процес на финансово изчисление става стандартизиран, договорите на организацията стават по-прецизни и финансовите грижи и проблеми на организацията също намаляват.

Софтуер за управление на проекти и екипи

Всяка организация трябва да използва механизми за систематизиране на управлението на своите проекти и екипи, за да успее в своите проекти и планове. Един от инструментите, които могат да организират и структурират управлението на проекти и екипи, е софтуерът за управление на проекти. Тези софтуери помагат на организацията да управлява всички проекти, както малки, така и големи, и да наблюдава напредъка им от момент на момент. Други предимства на тези софтуери включват подобряване на управлението на екипи и служители, по-добра координация на работата и увеличаване на успеха на проектите за постигане на очакваните резултати.

Софтуер за управление на процеси (BPMS)

Систематизирането на процесите и процедурите на организацията означава, че редът и редът на тяхното изпълнение трябва да бъдат определени, за да се повиши тяхната ефективност и да се намали процентът на грешки. Софтуерът за управление на процеси или BPMS е инструмент, който ви позволява да стандартизирате всички процеси на вашата организация, като разликата му от другите бизнес системни софтуери е, че има способността да стандартизира и най-малките дейности и да ги автоматизира. Има много видове софтуер за BPMS, но те обикновено използват едни и същи механизми и инструменти, като моделиране и езика BPMN, за да помогнат за стандартизирането на процедурите и автоматизирането им.

Един от най-известните и най-полезните от тях е софтуерът Process Maker, а софтуерът BPMS на Fragastar също е локализирана версия на същия инструмент. Използвайки този инструмент, можете да моделирате различни процеси, които се случват във вашата организация, използвайки езика BPMN 2.0 и да ги дефинирате и автоматизирате по стандартен начин. Тези дейности могат да включват набиране и обучение на човешки ресурси за процеса на получаване на услуги в банка. Fragastar office automation е едно от най-добрите решения за управление на бизнес процеси в Иран, чието използване от много ирански организации в различни индустрии и области показва високата гъвкавост на BPMS като инструмент за систематизиране на бизнес процесите и, разбира се, високото качество на продукта И силата на следпродажбеното обслужване на компанията Fragastar.

Софтуер за автоматизацияПроцес на батик

Както прочетохте досега, има различни системи за автоматизиране и стандартизиране на организационни процеси и много процеси могат да бъдат стандартизирани и автоматизирани с помощта на BPMS или софтуер за автоматизация на кореспонденцията. Въпреки това, някои повтарящи се и ежедневни задачи, които обикновено се извършват ръчно, могат да бъдат извършени с помощта на много прости софтуерни ботове като chatbots. Тези софтуерни роботи, които също се наричат ​​роботизиран софтуер за автоматизация на процеси, са много подходящи за изпълнение на малки и повтарящи се задачи.

В света на автоматизацията на работния процес BPM е холистичен подход за оптимизиране и автоматизиране на бизнес процесите от началото до края. Докато софтуерът за роботизирана автоматизация на процеси (RPA) е технология, която се занимава с по-малки, повтарящи се задачи, изпълнявани от роботи, които са само част от бизнес процес. Понастоящем в много предприятия роботите в производствените линии изпълняват различни задачи, което намали зависимостта от човешки ресурси и повиши точността на много действия. Такива действия могат да се извършват и за системни задачи. Тоест можем да използваме роботи, за да систематизираме и автоматизираме работата, която един служител върши зад системата.

последна дума

Бизнес систематизацията помага на вашата организация да постигне повече с по-малко работа и повече печалби, като същевременно поддържа морала на служителите, намалява необходимостта да ги наблюдава и предотвратява човешки грешки. Постигането на систематизация изисква системно мислене, организационно обучение и експертни сили, но изисква и инструменти. Софтуерът за бизнес система, като офис автоматизацията, е най-добрият пример за тези инструменти, които, докато дигитализират много от дейностите на организацията, стандартизират работните процеси и процедури в различни звена на вашата организация. Разбира се, използването на тези инструменти изисква периодичен преглед на установените механизми и резултатите от тях и необходимата оптимизация.

5,5 – (1 точка)

269