راهنمای خرید اتوماسیون اداری و شاخص ها و معیارهای انتخاب

راهنمای خرید اتوماسیون اداری و شاخص ها و معیارهای انتخاب

[ad_1]

زمان تقریبی مطالعه: 5 دقیقه

همزمان با رشد سریع سازمان ها و نیاز روزافزون آنها به سیستم های مکانیزه برای فرآیندهای سازمانی و گردش الکترونیکی مکاتبات، انواع نرم افزارهای اتوماسیون اداری در این زمینه تولید و منتشر شده است. نرم افزارهای مختلفی که در عین داشتن قابلیت های اولیه نرم افزار اتوماسیون اداری ممکن است پاسخگوی نیاز سازمان شما نباشد. تنوع این نرم افزار ناگزیر انتخاب و خرید آن را برای مدیران سازمان ها مشکل می کند.

در این مقاله راهنمای خرید نرم افزار اتوماسیون اداری را برای شما آورده ایم و سعی می کنیم انتخاب یک سیستم اتوماسیون متناسب با نیاز خود را برای شما آسان کنیم.

توجه داشته باشید که شاخص های خرید سیستم اتوماسیون اداری با توجه به نیاز سازمان شما تا حد زیادی به مواردی مانند تعداد کاربران، حجم مکاتبات سازمانی، سایر نرم افزارهای فعال در سازمان، اهمیت داده ها و اطلاعات سازمان و غیره بستگی دارد. نوع بستگی دارد.

شاخص های انتخاب و خرید اتوماسیون اداری

ساختار سازمانی

نرم افزار اتوماسیون اداری، قبل از هر چیز، نیاز به درک درستی از چارت سازمانی و توانایی ویرایش آن نمودار دارد. همچنین بدون اطلاع از پست های سازمانی افراد و رتبه و جایگاه هر یک از این کاربران، تنظیم دسترسی این افراد به سامانه امکان پذیر نخواهد بود. به عنوان اولین قدم، نرم افزار اتوماسیون اداری حرفه ای باید بتواند به طور دقیق و ساده این قابلیت را در اختیار کاربران خود قرار دهد.

تنظیمات و اطلاعات اولیه

یکی از نکاتی که در هنگام خرید اتوماسیون اداری باید در نظر گرفته شود، امکان انجام تنظیمات اولیه در قسمت های مختلف آن است. به عنوان مثال تنظیمات مربوط به مشخصات نامه ها، نحوه ارسال و دریافت آنها، ثبت و طبقه بندی، انواع نامه ها و مشخصات هر کدام و همچنین تنظیمات کامل مربوط به افراد، گروه ها و واحدهای سازمان.

عملیات مربوط به نامه های دریافتی

فعالیت های مختلفی را می توان بر روی نامه ها در مکاتبات تجاری انجام داد. امکان پیاده سازی هر یک از این فعالیت ها و انجام تنظیمات مربوط به آن یکی از ویژگی های کلیدی این نرم افزار می باشد. امکاناتی مانند ثبت پیوست، کپی و فوریت هر نامه، ثبت مشخصات نامه های دریافتی، استعلام، پیوست کردن هر نامه به نامه، قرار دادن اعلان های مختلف در نامه و مواردی از این قبیل.

عملیات مربوط به نامه های صادره

توانایی انجام عملیات مختلف با نامه های ارسالی یکی از مهمترین شاخص های انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب می باشد. مواردی مانند نگهداری سوابق و تاریخچه نامه های ارسال شده به هر مخاطب، ثبت خودکار جزئیات نامه های ارسالی، فرمت های خاص برای ارسال نامه های مختلف، تعریف فرمت های مختلف، تایید نامه ها قبل از ارسال و بسیاری ویژگی های دیگر.

عملیات مربوط به مکاتبات داخلی و امور دفتری

بیشتر بدانید: 5 معیار برای انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری از دیدگاه راحتی نرم افزار

عملیات مربوط به مکاتبات داخلی و امور دفتری

حجم زیادی از مکاتبات سازمان داخلی است. مدیریت آسان و کامل این مکاتبات یکی از دغدغه های اصلی مدیران است و یک نرم افزار اتوماسیون کامل باید بتواند این مشکل را به درستی حل کند. علاوه بر این، مدیریت پوشه ها و مکانیزه کردن عملیات داخلی اداری بر عهده یک سیستم اتوماسیون اداری خوب است.

عملیات آرشیو

سیستم اتوماسیون اداری برای انجام تمام اتوماتیک عملیات بایگانی مکاتبات در سازمان ضروری است. پشتیبانی از انواع آرشیو، امکان جستجو و اتوماسیون بایگانی از جمله قابلیت های اصلی نرم افزار اتوماسیون اداری می باشد.

عملیات مربوط به گزارش ها، مشاهدات و جستجوها

این سیستم باید بتواند گزارشات را به صورت گرافیکی و آسان در اختیار مدیران و کاربران سیستم قرار دهد. گزارشات مربوط به ورودی کاربران در زمان حضور و حتی ارجاعات آنها تهیه می شود و همچنین کاربران باید بتوانند هر نوع اطلاعاتی را در سیستم جستجو کنند.

ارتباط با سایر سیستم ها

همانطور که گفتیم عملکرد این سیستم به سیستم های دیگر سازمان نیز بستگی دارد. ادغام این سیستم با سایر سیستم ها باعث افزایش اثربخشی و کارایی آن می شود.

امنیت سیستم

تعریف محدودیت دسترسی کاربران بر اساس چارت سازمانی، امنیت امضای دیجیتال، بایگانی و گزارشات سازمانی شاخص ها و معیارهای اصلی خرید اتوماسیون اداری می باشد.

Cartable آفلاین

اگرچه سیستم های اتوماسیون اداری مبتنی بر وب کارایی بیشتری دارند، اما امکان کار آفلاین با نقشه ها یک مزیت برای این سیستم ها در نظر گرفته می شود.

مدیریت جلسات و تقویم سازمانی

انجام هماهنگی های لازم برای جلسات و جلسات سازمانی در گذشته بر عهده نیروی انسانی بود. با ظهور سیستم های اتوماسیون، این وظیفه به این سیستم محول شد و به تدریج به شاخصی برای سنجش کارایی این نرم افزار تبدیل شد.

دایره المعارف رسانه و سازمان

این سامانه در کنار تمامی قابلیت های اداری باید بتواند ابزاری برای انتشار پیام های داخلی سازمان باشد. علاوه بر این، نرم افزار اتوماسیون اداری باید اطلاعات را به عنوان یک شاخص قدرتمند طبقه بندی و ذخیره کند و به نحوی به مدیران در فرآیند به اشتراک گذاری دانش در سازمان کمک کند.

نرم افزار اتوماسیون موبایل

نرم افزار اتوماسیون موبایل

گسترش دستگاه های تلفن همراه، همسویی این سیستم با دستگاه های تلفن همراه را به یکی از مهمترین شاخص ها در انتخاب و خرید اتوماسیون اداری تبدیل کرده است. پشتیبانی از سیستم عامل های مختلف، دسترسی کامل و آسان و رابط کاربری عالی از جمله مزایای این قابلیت است.

تمامی این ویژگی ها در کنار هم و در یک سیستم اتوماسیون اداری می تواند آن را به ابزاری حرفه ای در دست مدیران سازمان تبدیل کند. شرکت مهندسی پژوهشی فراگستر تمامی شاخص های انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری را در قالب چک لیست در اختیار شما قرار داده است تا بتوانید با هوشمندی بیشتری این نرم افزار را انتخاب و خریداری کنید.

برای لیستی از معیارهای انتخاب اتوماسیون اداری مناسب به این صفحه مراجعه کنید.

بهتر است همزمان با دریافت چک لیست ارزیابی، مقالات زیر را نیز مطالعه کنید.

4.6/5 – (5 امتیاز)

2,374

[ad_2]