13 مهارت ضروری مدیریت تیم که هر مدیری باید بداند

13 مهارت ضروری مدیریت تیم که هر مدیری باید بداند


زمان تقریبی مطالعه: 8 دقیقه

هر کسب و کاری، صرف نظر از اندازه و صنعتی که در آن فعالیت می کند، به کار گروهی و مدیری برای هدایت اعضای تیم نیاز دارد. اما رهبری و مدیریت اعضای تیم نیاز به مهارت های خاصی دارد که مدیران باید آن را کسب کنند. در این مقاله به مهم ترین مهارت های مورد نیاز برای مدیریت یک تیم می پردازیم.

مدیریت تیم چیست؟

مدیریت تیم مجموعه فعالیت هایی است که توسط مدیر برای تقویت و هدایت اعضای تیم برای رسیدن به هدف مورد نظر در زمان مشخص انجام می شود. مدیریت تیم برای همه سازمان ها و در سراسر صنایع ضروری است و شامل مجموعه های مختلفی از مسئولیت ها و فعالیت ها مانند تیم سازی، همکاری تیمی، تفویض وظایف و غیره است.

وظیفه مدیر تیم اطمینان از دستیابی به اهداف شرکت است. آنها این کار را با هدایت تلاش های تیم خود به سمت اهداف شرکت انجام می دهند. این مهارت ها برای مدیران هر کسب و کاری ضروری است و شامل موارد مختلفی مانند انگیزه، تصمیم گیری صحیح، ارتباط موثر با کارکنان و غیره می شود.

چرا مدیریت تیم مهم است؟

یکی از دلایل اصلی اهمیت مدیریت تیم این است که هر سازمانی برای بهبود عملکرد خود نیاز به تمرکز بر عملکرد تیم ها و کارکنان خود دارد. مدیریت موثر تیم، سازمان ها را قادر می سازد تا با تسهیل ارتباط بین اعضای تیم و تقویت روحیه همکاری در بین آنها، بهره وری خود را افزایش دهند.

از سوی دیگر، افزایش مهارت های مدیریت تیم به مدیران سازمانی اجازه می دهد تا مشکلات رایج مربوط به کارکنان و تیم ها مانند غیبت کارکنان، ارتباط ضعیف بین اعضای تیم و بهره وری پایین آنها را حل کنند. مدیریت موثر تیم، کارایی کل سازمان را بهبود می بخشد و فرصت های زیادی را برای رشد سازمانی فراهم می کند. مزایای دیگر مدیریت موثر تیم که آن را مهم می کند عبارتند از: بهبود محیط کار و روحیه کارکنان، الهام بخشیدن به اعضای تیم، افزایش بهره وری، کاهش فرسودگی شغلی، نوآوری بیشتر و تقویت کار تیمی.

مهارت های ضروری مدیریت یک تیم چیست؟

در زیر ۱۳ مهارت ضروری مدیریت تیم آورده شده است:

1- ارتباط موثر

برای رهبری موثر یک تیم، یک مدیر باید بتواند تمام اطلاعات مورد نیاز خود را به صورت واضح، مستقیم، بدون ابهام، سریع و به موقع در اختیار آنها بگذارد. مطلع نگه داشتن اعضای تیم تضمین می کند که همه می دانند چه کاری و چه زمانی باید انجام دهند. علاوه بر این، بسیاری از کارکنان سازمان بیشتر وقت خود را صرف کارهای غیر مرتبط با کار می کنند، مانند جستجوی اطلاعات، دریافت تاییدیه وظایف، به روز رسانی وضعیت وظایف و موارد مشابه.

برای حل هر دو مشکل، مدیران باید با اعضای تیم خود ارتباط موثر برقرار کنند و تمام اطلاعات لازم را به سرعت در اختیار آنها قرار دهند. راه حل استفاده از ابزارهایی است که می توانند منبع ثابتی برای اشتراک گذاری اطلاعات ایجاد کنند. به عنوان مثال، مدیران باید برای اعضای تیم روشن کنند که چگونه و از کجا می توانند به اطلاعات مورد نیاز برای تکمیل سریعتر وظایف خود دسترسی داشته باشند.

مدیران باید بتوانند استعدادها و نقاط قوت افراد مختلف را بشناسند و آنها را برای رسیدن به یک هدف مشترک گرد هم آورند.

2- توانایی تیم سازی

سازمان های مدرن حول محور تیم ها ساخته می شوند و موفقیت و رشد آنها تا حد زیادی به تیم آنها بستگی دارد. این تیم ها همچنین از اعضای متنوعی تشکیل شده اند که هر کدام ارزش ها، باورها، استعدادها و دیدگاه های منحصر به فرد خود را دارند. اما مشکل اینجاست که جمع آوری این افراد برای ساختن یک تیم قوی کار آسانی نیست. تیم سازی مهارتی است که نیاز به تمرین، تمرین، تلاش و سخت کوشی دارد. مدیران باید بتوانند استعدادها و نقاط قوت افراد مختلف را بشناسند و آنها را برای رسیدن به یک هدف مشترک گرد هم آورند.

همچنین، مدیران باید بتوانند روحیه همکاری را در بین اعضای این تیم پرورش دهند، زیرا تیم ها لزوماً به طور پیش فرض همکاری ندارند. بدون همکاری، تیم عملاً ناکارآمد است. بهترین راه برای ایجاد روحیه همکاری در بین اعضای تیم تشویق آنهاست. برای انجام این کار، مدیران می توانند کارکنان را تشویق کنند تا نظرات خود را بیان کنند و به آنها آموزش دهند که اختلاف نظر اغلب نشانه تعهد است زیرا به این معنی است که اعضای تیم مایل به بیان نظرات خود هستند.

3- رهبری با مثال

اعمال و رفتار مدیران تاثیر زیادی بر اعضای تیم آنها دارد. به همین دلیل مدیر موفق کسی است که بتواند با رفتار و کردار خود الگوی سایر کارکنان باشد. چنین مدیری باید از کار اعضای تیم خود آگاه باشد، در صورت لزوم وارد جزئیات کار آنها شود و در بازخورد آنها انعطاف پذیر باشد. همچنین باید بتوانید به اعضای تیم خود نشان دهید که به آنها اعتماد دارید. به طور خلاصه، شما باید رهبری باشید که تیم شما بتواند به آن افتخار کند. رفتارهای دیگری نیز برای الگو بودن لازم است. بعضی از آنها … هستند:

  • توانمندسازی اعضای تیم برای مشارکت در فرآیندهای تصمیم گیری تیم.
  • به اعضای تیم کمک کنید تا مهارت‌های خود را توسعه دهند و در پروژه‌هایی شرکت کنند که به آنها علاقه دارد.
  • شفاف سازی انتظاراتی که از اعضای تیم خود دارید (به عنوان مثال در مورد مدیریت زمان و حضور و غیاب) و برآورده کردن آن انتظارات.
  • در رفتار خود الگوی ارتباط و همکاری بین اعضای تیم را نشان دهید.

4- قابلیت ارائه و دریافت بازخورد

توانایی دادن و دریافت بازخورد به طور موثر یکی از مهم ترین مهارت های مدیریت تیم است. این توانایی به مدیران کمک می کند تا به راحتی انتقادات سازنده را با تیم خود به اشتراک بگذارند و به رشد و رسیدن به اهدافشان کمک کند. از سوی دیگر، درخواست و دریافت بازخورد راهی عالی برای رشد به عنوان مدیر تیم است. جلسات بازخورد بهتر است تا حد امکان رو در رو (یا از طریق تماس ویدیویی) انجام شود تا سوء تفاهم‌های احتمالی کاهش یابد.

5- تعیین مقادیر گروه

هنجارها و ارزش های گروهی قواعد آشکار یا گاه ناگفته ای هستند که تعاملات کاری گروه بر آن استوار است. هر تیمی چنین هنجارهایی دارد، حتی اگر هرگز به طور رسمی آنها را تعریف نکرده باشد. یک مدیر موفق اجازه نمی دهد هنجارهای گروهی بدون کنترل توسعه یابد. در غیر این صورت، جو گروهی نامناسبی ایجاد می‌شود که در آن اعضای تیم انجام ساده‌ترین کارها مانند بیان نظرات خود یا گرفتن مرخصی برایشان دشوار است. در عوض، مدیر موفق کسی است که به طور هدفمند هنجارهای گروهی را برای شکل دادن به فرهنگ سازمانی تنظیم می کند.

6- اعتمادسازی در کارکنان

مهارت های مدیریت تیم فراتر از انگیزه، رهبری و تیم سازی است و ایجاد اعتماد بین کارکنان برای ایجاد یک تیم موفق ضروری است. زیرا کارمندان مدیری می خواهند که در مواقع بحران به او تکیه کنند. یک مدیر تیم خوب باید به کارکنان خود نشان دهد که موفقیت آنها را می خواهد. بدون چنین اعتمادی، احتمال کمی وجود دارد که اعضای تیم به شدت درگیر و با انگیزه کار شوند. از سوی دیگر داشتن فضایی که در آن اعتماد، صداقت و شفافیت وجود داشته باشد به رشد تیم و افزایش بهره وری کمک می کند.

7- تقویت انگیزه کارکنان

ایجاد انگیزه در کارکنان یکی از مهارت های اساسی و در عین حال مهم مدیریت تیم است. برای این کار دو نوع انگیزه وجود دارد: درونی و بیرونی. انگیزه بیرونی بر پاداش ها یا مجازات های بیرونی تمرکز دارد، در حالی که انگیزه درونی بر رضایت درونی کارکنان بدون توجه به پاداش ها تمرکز دارد. بخشی از توسعه مهارت های مدیریت تیم این است که یاد بگیرید چه زمانی از انگیزه درونی و چه زمانی از انگیزه بیرونی استفاده کنید. البته افزایش انگیزه درونی دشوارتر است، اما عملکرد حل مسئله و خلاقیت کارکنان را افزایش می دهد. بنابراین مدیران باید بتوانند در اعضای تیم به گونه ای انگیزه ایجاد کنند که نسبت به کار خود مشتاق باشند و احساس کنند که از زحمات آنها قدردانی می شود.

8- هماهنگی کار با اهداف سازمان

تیم ها زمانی بهترین عملکرد را دارند که بدانند چرا کارشان اهمیت دارد. متأسفانه اغلب کارمندان نمی دانند هدف اصلی کار چیست و به ارتباط آن با اهداف کلان سازمان پی نمی برند. یکی از مهمترین مهارتهای یک مدیر تیم این است که بتواند به اعضای تیم بیان کند که چگونه کار روزانه آنها با اهداف بزرگتر سازمان مرتبط است. هنگامی که اعضای تیم درک کنند که چگونه کار آنها بر اهداف کلان تیم یا شرکت تأثیر می گذارد، می توانند وظایف را به طور مؤثرتری اولویت بندی کنند و آنها را به بهترین شکل ممکن تکمیل کنند. نرم افزار مدیریت کار می تواند ابزار خوبی برای کمک به مدیران در این زمینه باشد.

9- تفویض بهتر کار

حتی بهترین مدیران هم نمی توانند همه کارها را به تنهایی انجام دهند و باید بتوانند وظایف را به دیگر اعضای تیم محول کنند. واگذاری وظایف به مدیران این امکان را می دهد که قابلیت های تیم خود را نیز تقویت کنند. همچنین، واگذاری وظایف به کارمندان اجازه می دهد بدانند که به آنها اعتماد دارید. البته، برای تفویض وظایف، باید بتوانید به طور واضح و دقیق انتظارات خود را برای هر کار تعیین کنید و افراد مناسب را برای انجام آنها انتخاب کنید.

10- شناسایی و حل تعارضات تیمی

درگیری بین اعضا می تواند هر تیمی را نابود کند. اختلافات تیمی نه تنها می تواند ارتباط بین اعضای تیم را مختل کند، بلکه مانع از تلاش آنها برای رسیدن به یک هدف مشترک می شود. شناسایی تضادها در زمان مناسب و انجام اقدامات لازم برای حل آنها می تواند تیم ها و کسب و کارها را از عواقب آن نجات دهد. بنابراین، مهارت شناسایی و حل تعارضات تیمی چیزی است که نمی توانید نادیده بگیرید. یک مدیر موفق باید بر حل تعارضات تیمی تاکید کند. در غیر این صورت، این درگیری ها می تواند بر کسب و کار تأثیر منفی بگذارد و هزینه زیادی برای آن داشته باشد.

11- پذیرش ایده های تیمی

یک مدیر خوب می داند که برای افزایش روحیه تیم باید مشارکت آنها را افزایش دهد. یکی از راه‌های افزایش مشارکت اعضای تیم این است که گاهی اوقات به جای اصرار بر برنامه‌ها و برنامه‌های خود، ایده‌های اعضای تیم خود را بگیرید و آنها را اجرا کنید. این باعث می شود اعضای تیم شما احساس کنند که از کار آنها قدردانی می شود. بنابراین باید همیشه به ایده های آنها گوش دهید و به آنها فرصت دهید تا خلاقیت خود را بروز دهند. مدیرانی که به کارمندان خود اهمیت می دهند، محیطی را ایجاد می کنند که همه بتوانند آزادانه درباره ایده های خود بحث کنند.

12- در دسترس بودن

یکی از اساسی ترین ویژگی هایی که از یک مدیر انتظار می رود این است که با کارمندان خود نزدیک باشد و با آنها ارتباط برقرار کند. داشتن مدیران، کارکنان را تشویق می کند تا با آنها تعامل داشته باشند و افکار خود را بدون مشکل با آنها در میان بگذارند. بنابراین لازم است مدیر تیم بیاموزد که در دسترس کارکنان باشد و فاصله بین خود و آنها را پر کند.

13- مدیریت موثر زمان

یکی از مهم ترین مهارت های یک مدیر تیم، زمان بندی وظایف برای سایر اعضای تیم است. یک مدیر تیم خوب می‌داند که کارهای مهم اغلب تحت الشعاع وظایف فوری قرار می‌گیرند و چندین کار مختلف می‌تواند به اولویت‌های اشتباه منجر شود. بنابراین یک مدیر تیم خوب باید مدیریت زمان خود و تیم خود را در اولویت قرار دهد تا به موفقیت بلندمدت دست یابد.

آخرین کلمه

در این مقاله با اهمیت مدیریت یک تیم و مهارت های اساسی مورد نیاز برای انجام آن آشنا شدید. بسیاری از این مهارت ها نیاز به آموزش دارند. اما برخی از آنها با استفاده از ابزارهای مختلف نیز بهبود می یابند. نرم افزار اتوماسیون اداری Fragastar یکی از ابزارهایی است که می تواند مدیریت تیم را برای شما آسان کند. برای آشنایی بیشتر با این نرم افزار می توانید.

4.5/5 – (2 امتیاز)

613