نحوه محاسبه ساعت کار در اکسل – از صفر تا صد – فوق برنامه
[ad_1]
11 بازدید کنید
اخرین بروزرسانی: 28 آوریل 1403
زمان مطالعه: 6 دقیقه
اگر شما مسئول پیگیری حقوق و دستمزد کارکنان هستید، باید ساعات کاری آنها را زیر نظر داشته باشید. برای صرفه جویی در زمان، می توانید از مایکروسافت اکسل برای کارهای اداری استفاده کنید. این برنامه به شما امکان می دهد با استفاده از توابع، ساعات کاری و حقوق کارکنان را محاسبه کنید. با اکسل، محاسبات خود را ساده کنید و اطلاعات را مدیریت و کنترل کنید. در این مقاله 9 روش مختلف برای محاسبه ساعات کاری در اکسل با استفاده از ساعت ورود و خروج کارمندان ارائه می دهیم. برخی از این روش ها با استفاده از عملگرهای ساده ریاضی و برخی دیگر با استفاده از توابعی مانند توابع IF، MOD و NOW محاسبه می شوند.
چرا اکسل برای محاسبه ساعات کاری موثر است؟
با استفاده از اکسل می توانید جدولی از ساعت ورود و خروج کارمندان ایجاد کنید و به راحتی اطلاعات موجود در فایل را بررسی و تجزیه و تحلیل کنید و توابع متعدد اکسل محاسبات و تجزیه و تحلیل داده ها را با سرعت و کیفیت بالا انجام می دهند. به عنوان مثال، می توانید ساعات مورد نیاز برای تکمیل یک پروژه را در جدولی که شامل زمان تکمیل هر قسمت از پروژه است، دریافت کنید. به طور مشابه، می توانید دستمزد کارمندان را با جمع کردن ساعات کار و کم کردن زمان ورود و خروج از ساعت کاری هر کارمند محاسبه کنید. در این مقاله با یک مثال ساده با استفاده از فرمول های مختلف کل ساعات و ساعات کار را با توجه به زمان شروع و پایان محاسبه می کنیم.
1. کل ساعات را با اپراتور مجموعه محاسبه کنید
در این روش با استفاده از یک فرمول ساده مقادیر عددی را وارد می کنیم. برای مثال جدول نشان داده شده در تصویر زیر را در نظر بگیرید. این جدول مدت زمان تعدادی از کارها را نشان می دهد.
اکنون فقط مقادیر زمان در جدول را با هم اضافه می کنیم. ابتدا فرمول زیر را در سلول C8 وارد کنید:
=C5+C6+C7
با توجه به اینکه مقادیر هر سلول به عنوان داده زمانی شناخته می شوند، مجموعه اعداد نیز برای زمانی خواهد بود که در سلول C8 نمایش داده می شود.
اگر تعداد کل ساعت ها بیشتر از 24 ساعت باشد، فرمول ذکر شده در این روش، 24 را از تعداد کل کم می کند و نتیجه ای مشابه تصویر زیر نمایش می دهد.
در این مورد، باید قالب سلول حاوی نتیجه را تغییر دهید. روی سلول کلیک کنید تا شکل و Ctrl+1کلیک کنید تا پنجره Format Cells باز شود. سپس به تب “Number” رفته و “Custom” را در لیست “Category” انتخاب کنید. اکنون در قسمت “نوع” که در بالای لیست فرمت ها قرار دارد، کلمه ” (h):mm;@» را تایپ کنید و روی OK کلیک کنید.
در نتیجه فرمت تغییر می کند و ساعت به درستی نمایش داده می شود.
فیلم های آموزشی مرتبط با فعالیت های فوق برنامه
در این مقاله نحوه محاسبه ساعات کاری با استفاده از اکسل را به شما آموزش می دهیم. اگر می خواهید با استفاده از اکسل داده های بیشتری را از کسب و کار خود مدیریت کنید، ویدیوی آموزشی زیر را توصیه می کنیم:
علاوه بر این، تماشای فیلم آموزشی زیر به شما درک بهتری از نحوه کار با توابع اکسل می دهد:
2. تعداد کل ساعت ها را با استفاده از تابع SUM در اکسل محاسبه کنید
در روش قبلی از عملگر جمع برای محاسبه کل ساعات استفاده کردیم. در این بخش از تابع پرکاربرد SUM برای این کار استفاده می کنیم. قبلا در مجله فرادرس به تفصیل به عملکرد تابع Add در اکسل پرداختیم. مشابه مثال قبلی، فرمول زیر را در سلول C8 وارد کنید:
=SUM(C5:C7)
با این کار، تابع SUM تمام مقادیر سلول های C6 را به C7 اضافه می کند و کل زمان را به عنوان نتیجه برمی گرداند.
3. محاسبه ساعت کار در اکسل با عملگر تفریق
گاهی اوقات ما فقط زمان شروع و پایان کارهای مختلف را داریم و نیاز به محاسبه ساعت کاری داریم. برای این کار از عملگر تفریق استفاده می کنیم.
برای این کار ابتدا فرمول زیر را در سلول D5 می نویسیم:
=C5-B5
با کشیدن مربع کوچک کنار سلول D5 به انتهای جدول، این فرمول برای سطرهای باقی مانده تکرار می شود.
4. محاسبه ساعات کار با اختلاف ساعت بیش از 24 ساعت
در مثال قبلی، اختلاف زمانی محاسبه شده برای همه ردیف ها کمتر از 24 ساعت بود. در این روش اگر شروع و پایان کار در دو روز مختلف اتفاق افتاده باشد و اختلاف بیش از 24 ساعت باشد، اختلاف زمانی را محاسبه می کنیم. برای این کار باید شکل تمام سلول هایی که داده های زمانی دارند را به شکل نشان داده شده در تصویر زیر تغییر دهیم. در این مثال، تاریخ با فرمت میلادی وارد شده است پیش از این در مجله فرادرس در مورد تغییر فرمت تاریخ از میلادی به شمسی صحبت کردیم.
پس از تنظیم فرمت تاریخ، فرمول زیر را در سلول D5 می نویسیم.
=(C5-B5)*24
“Enter” را فشار دهید و مربع کوچک در پایین سلول D5 را به انتهای جدول بکشید و فرمول را برای ردیف های دیگر تکرار کنید.
نتیجه این فرمول یک عدد اعشاری در سلول های D5 تا D8 خواهد بود، زیرا این سلول ها به طور پیش فرض در قالب “Common” تعریف شده اند. می توانید با تغییر شکل سلول، نتیجه نمایش را تغییر دهید.
5. از تابع IF برای محاسبه تعداد کل ساعت ها استفاده کنید
تا کنون از فرمول های ساده ای که شامل عملگرهای اصلی برای محاسبه اختلاف زمانی است استفاده کرده ایم. اما اگر ساعت شروع ساعت 21 باشد و ساعت 5 صبح روز بعد به پایان برسد، این اختلاف زمانی با عملگر تفریق قابل محاسبه نیست. در چنین مواردی می توانیم با استفاده از تابع IF تفاوت زمانی را محاسبه کنیم. برای این کار ابتدا فرمول زیر را در سلول D5 وارد می کنیم:
=(C5-B5)*24
در این فرمول، تابع IF تعیین می کند که آیا زمان شروع و زمان پایان بیشتر است یا خیر. اگر زمان پایان و زمان شروع کمتر باشد، فرمول یک واحد به زمان پایان اضافه می کند. در نهایت زمان شروع از خروجی تابع IF که زمان پایان است کم می شود. با کشیدن مربع کوچک پایین سلول به انتهای جدول، فرمول برای سطرهای دیگر تکرار نمی شود و می توانید نتیجه فرمول را مشاهده کنید.
6. استفاده از تابع MOD برای محاسبه ساعات کاری در اکسل
مشابه روش چهارم، در صورتی که نتیجه کم کردن ساعت شروع از ساعت پایانی منفی باشد، می توانیم از تابع MOD برای محاسبه تعداد کل ساعت ها استفاده کنیم. این تابع آرگومان اول را بر آرگومان دوم تقسیم می کند و باقیمانده تقسیم را نمایش می دهد. ابتدا فرمول زیر را در سلول D5 وارد کنید:
=MOD(C5-B5,1)
در این فرمول تابع MOD جواب منفی را به مثبت تبدیل می کند. نتیجه را در تصویر زیر مشاهده می کنید.
7. استفاده از تابع TEXT برای محاسبه ساعات کاری
حال از تابع TEXT برای محاسبه بازه زمانی استفاده می کنیم. ابتدا فرمول زیر را در سلول D5 وارد کنید:
=TEXT(C5-B5,"(hh):mm")
با کشیدن مربع کوچک پایین سلول به انتهای جدول، فرمول برای سطرهای دیگر تکرار می شود و می توانید نتیجه را مشاهده کنید.
در این فرمول تابع تک مجموعه نتیجه تفریق را در قالب ساعت و دقیقه نمایش می دهد.
8. از تابع HOUR برای محاسبه ساعت استفاده کنید
اکنون از تابع HOUR برای محاسبه ساعات کاری در اکسل استفاده می کنیم. این تابع نتیجه را به صورت عددی از 0 تا 23 برمی گرداند. بنابراین “0” نشان دهنده 12 نیمه شب و “23” نشان دهنده 11 نیمه شب است. برای استفاده از این تابع باید فرمول زیر را در سلول D5 وارد کنیم:
=HOUR(C5-B5)
در نتیجه عدد “8” را به عنوان اختلاف زمانی خواهید دید. با کشیدن مربع کوچک پایین سلول به انتهای جدول، این فرمول برای سطرهای دیگر تکرار می شود.
9. استفاده از تابع NOW برای محاسبه زمان سپری شده
با استفاده از تابع NOW می توانیم زمان سپری شده را از نقطه خاصی در گذشته تا حال محاسبه کنیم. ابتدا فرمول زیر را در سلول B5 وارد کنید:
=NOW()-B5
کشیدن مربع کوچک زیر سلول به انتهای جدول، نتیجه را نمایش می دهد. در این مثال، زمان محاسبه 22:10 بود.
اگر اختلاف زمانی در این مثال بیش از 24 ساعت باشد، فرمت سلول باید به درستی نمایش داده شود d “روز” h:mm:ssبیایید تغییر کنیم
استفاده از این حالت را می توان در مثال زیر مشاهده کرد.
با آموزش شروع به تسلط بر اکسل کنید
در این مقاله به معرفی نکات و ترفندهای محاسباتی برای محاسبه ساعت کاری پرداخته ایم، در واقع با کمی تسلط بر اکسل می توانید در استفاده از ابزار و توابع آن خلاقیت به خرج دهید و هر مشکلی را حل کنید. برای شروع به تسلط بر اکسل، می توانید ویدیوی آموزشی سه ساعته رایگان زیر را تماشا کنید:
نتیجه
به طور کلی کار با داده های آب و هوا در اکسل با چند ترفند ساده محاسباتی انجام می شود. از آنجایی که داده های زمانی به صورت عددی در اکسل تعریف و تحلیل می شوند، انجام هر گونه محاسباتی روی این داده ها آسان است. نکته مهم خلاقیت در کار با داده، داشتن درک مناسب از عملکرد اکسل است که در این مقاله و سایر مقالات مجله فرادرس آن را آموخته و توضیح داده ایم.
[ad_2]